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Innovar a través de los datos: predecir el futuro inventándolo

Históricamente, aquellos que no priorizan la innovación dentro de sus negocios tienden a quedarse atrás. De hecho, un fracaso en innovar en el mundo de los negocios puede dejarte asombrosamente por detrás de los competidores que están sobresaliendo porque decidieron actualizar sus modelos de negocio.

Pero ¿cómo determinan las organizaciones cuándo o dónde innovar?, la respuesta que más a menudo se encuentra dentro de los datos.

¿Qué tipo de datos? Hay internos, externos, operativos, analíticos, estructurados, no estructurados: la lista podría seguir. Aparte de examinar datos externos, como la competencia, los clientes o el mercado en general, una parte de saber cómo innovar también puede provenir de su propia organización. Este tipo de datos, datos internos, son información generada desde dentro del negocio que cubre áreas como operaciones, mantenimiento, personal y finanzas.

Conocer los datos financieros internos de su organización de forma más precisa y completa, en todos los canales de gasto, es fundamental a la hora de determinar el éxito de su negocio. Los clientes de SAP lo utilizan para revelar áreas para simplificar los procesos, reducir los residuos y, en última instancia, aumentar los ahorros, un buen lugar para empezar a determinar por dónde innovar.

Hacer más con menos – Innovar a través de los datos financieros

La economía actual ha unido a organizaciones grandes y pequeñas en su necesidad de hacer más con menos. Obtener más información de los datos financieros es una estrategia común de afrontamiento. Comprender dónde reducir los costos y redirigir el gasto puede ser muy valioso para las organizaciones que tratan de mantenerse ágiles y alimentar la innovación. Pero las empresas están recibiendo cada vez más datos financieros de un número creciente de fuentes de gasto, y cada vez es más difícil descifrar, y mucho menos determinar, dónde debería comenzar exactamente la innovación financiera.

Como dijo Peter Drucker una vez: “Lo que se mide se maneja”. Ser capaz de entender mejor los beneficios y los resultados puede hacer que una organización piense en la dirección correcta. En lugar de simplemente revisar los datos, pregunte:

¿El viaje a la costa oeste para el equipo de ventas valió la pena?

¿Enviamos al equipo adecuado?

¿Cómo influyeron en el negocio?

Afortunadamente, este nivel de comparación de datos se puede lograr a través de herramientas como el análisis avanzado, identificando en última instancia patrones degasto únicos y ajustando las políticas de viajes y gastos (T&E) en consecuencia. El emparejamiento de datos de otros departamentos multifuncionales puede desbloquear información aún más valiosa.

Valor de la recopilación y conexión de datos de gastos de empleados

Si bien la detección de patrones de gasto y el control de los costos ya son complejas y consumen mucho tiempo, se vuelve aún más difícil reconocer eficientemente las tendencias si los datos financieros se distribuyen entre varios sistemas. Considere un momento en el que la falta de una única fuente de verdad en los informes puso a los responsables de la toma de decisiones en pánico cuando llegó el momento de tomar decisiones estratégicas para el negocio.

Cuando los detalles transaccionales del gasto iniciado por los empleados proceden de sistemas descentralizados, a menudo se acumulan en la contabilidad general en un formato agregado antes de registrarse como entradas de diario. Incluso en situaciones en las que un único proveedor entrega toda la funcionalidad, el nivel de integración de datos puede variar. Conciliar los datos procedentes de esos sistemas con la contabilidad general es a menudo un proceso manual que implica amplias exportaciones e importaciones y posiblemente muchas horas de recursos de TI.

La incapacidad de informar con precisión sobre el gasto iniciado por los empleados también puede dar lugar a un recorte del gasto que afecta a los resultados finales. Un estudio del Journal of Accounting and Economics  reveló que cuando se enfrentaba a un escenario en el que su empresa se perdía las ganancias, los gerentes tienden a manipular los resultados no por la forma en que informan el desempeño, sino por la forma en que cronometran sus decisiones operativas. Por ejemplo, el 80 por ciento de las veces los ejecutivos reducirían el gasto discrecional, como investigación y desarrollo, personal, capacitación o mantenimiento. Retrasarían el inicio de un nuevo proyecto el 55 por ciento del tiempo, incluso si implicaba un sacrificio de valor. Y ofrecerían incentivos a sus clientes para aumentar la compra en ese trimestre casi el 40 por ciento del tiempo.

Es importante disponer de las herramientas adecuadas para recopilar y conectar automáticamente todos los gastos iniciados por los empleados en un solo lugar. Ayuda a garantizar que cada nivel dentro de la organización tenga la información correcta, en el momento adecuado y en el lugar correcto para impulsar mejores decisiones empresariales, por lo que nadie debe sacrificar los resultados más adelante.

Por qué los datos y los informes son fundamentales para el éxito empresarial

Los clientes informan que los datos son la sangre de sus organizaciones. Les ayuda a analizar, controlar y tomar decisiones críticas para el éxito de su organización. Sin ella, las organizaciones son incapaces de ver dónde han estado, dónde están y a dónde van. Por ejemplo, las mediciones financieras, como el gasto por categoría, son necesarias para contribuir a los estados de pérdidas y ganancias o a los balances. Las mediciones no financieras o cuantitativas son necesarias para mantener el negocio funcionando de manera eficiente y medir atributos como los tiempos de ciclo —el tiempo de aprobación y el tiempo de pago— o las huellas de carbono.

Este tipo de informes se puede desglosar aún más dentro de estas categorías:

Indicadores principales: Típicamente no financieros, estos indicadores dicen cómo una empresa está funcionando ahora y dan una idea del desempeño futuro. Cosas como las tendencias de viajes, el pago a los términos del contrato y las compras pre-aprobadas pueden contar una historia tanto al mundo exterior como a los gerentes dentro de una organización.

Indicadores rezagados: Típicamente financieros, estos indicadores analizan el desempeño del pasado, lo que se ha gastado. Se pueden utilizar para identificar tendencias, así como para incluir mediciones interanuales de gastos o ingresos para identificar tendencias organizativas.

La capacidad de una organización para mantener el control financiero y crecer claramente depende de la fortaleza de su programa de informes. Ser capaz de proporcionar mediciones clave de rendimiento ayuda a los gerentes y ejecutivos a tomar decisiones empresariales educadas e informadas. Un sólido programa de informes no solo incluye el análisis de los datos para basar las decisiones en el rendimiento anterior y actual, sino también combinar los datos de gastos iniciados por los empleados con los objetivos corporativos, ya que se refieren directamente a las finanzas. El desafío aquí es ser capaz de proporcionar datos claros para ayudar a una organización a cambiar sus comportamientos que podrían afectar negativamente los objetivos e iniciativas corporativas. Ser incapaz de controlar lo desconocido resulta en la “toma de decisiones de crisis”, que sólo proporciona una decisión temporal y a veces equivocada.

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