Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) se enfrentan a numerosos desafíos diariamente: dificultades para consolidar la información, repetición de procesos manuales, errores de inventario, falta de control de sus operaciones y visibilidad, y muchas veces, una ineficiente comunicación interna.
Afortunadamente, una solución efectiva a estos problemas es la implementación de un software ERP, que puede marcar un antes y un después en el desempeño de una empresa.
En este post descubrirás:
- ¿Qué es un software ERP?
- Problemas que puedes evitar con un software ERP
- El mejor sistema ERP para corregir estos problemas
- La importancia de implementar un software ERP para mejorar la productividad
Nuestro objetivo es proporcionar información relevante y clara para que puedas entender el potencial transformador que un sistema ERP puede tener en tu PYME.
¿Qué es un software ERP?
De acuerdo con SAP, la empresa líder en el desarrollo de software y sistemas empresariales, un ERP (o “Planificación de Recursos Empresariales” en español) es un sistema integral que facilita la administración eficaz de las funciones clave de una organización. Un ERP puede conceptualizarse como un mecanismo que consolida todos los procesos de negocio esenciales para el funcionamiento de una empresa.
Los procesos de negocio centrales que un ERP ayuda a gestionar incluyen:
- Finanzas: Control de ingresos, egresos, presupuestos y demás aspectos financieros.
- Recursos Humanos (RR. HH.): Gestión del personal, incluyendo contratación, retención y desarrollo.
- Fabricación: Coordinación de la producción de bienes.
- Cadena de suministro: Supervisión de la adquisición y entrega de materias primas y productos.
- Servicios: Gestión de los servicios ofrecidos por la empresa.
- Adquisiciones (Procurement): Supervisión de las compras y contrataciones de la empresa.
Estos son solo un ejemplo de los procesos que puede gestionar el ERP, pueden incluirse otros procesos esenciales para el negocio.
La evolución de los sistemas ERP
No obstante, los sistemas ERP modernos han evolucionado enormemente desde sus inicios. Los ERP de la actualidad son mucho más que simples sistemas de gestión; se han convertido en potentes herramientas tecnológicas.
Estos sistemas actuales se gestionan a través de la nube y aprovechan tecnologías innovadoras, como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, para proporcionar automatización avanzada, incrementar la eficiencia y entregar información estratégica al instante.
Problemas que puedes evitar con un software ERP:
Un software ERP puede ser una solución estratégica para superar varios obstáculos que enfrentan las empresas. A continuación, se enumeran algunos problemas que puedes evitar con el uso de un software ERP:
- Falta de visibilidad: Sin un software ERP, las empresas a menudo luchan con la falta de visibilidad de las operaciones de la empresa en tiempo real. Esto puede llevar a decisiones empresariales poco informadas y a un rendimiento empresarial deficiente.
- Falta de control de la empresa: Sin un sistema ERP, las empresas enfrentan dificultades para tener un seguimiento y control efectivo de todas las operaciones del negocio. Esta falta de control integrado puede resultar en inestabilidad y una dirección desviada del negocio, dificultando su buen manejo y la toma de decisiones estratégicas.
- Inventario inexacto: Las discrepancias en el inventario pueden causar problemas significativos, como la sobreproducción o el desabastecimiento. Sin un control preciso del inventario, los negocios pueden enfrentarse a problemas operativos y de satisfacción al cliente, afectando la rentabilidad y reputación de la empresa.
Comunicación ineficiente: La ausencia de un sistema ERP puede resultar en una comunicación deficiente y desarticulada entre los diferentes departamentos de la empresa. Esto puede llevar a una falta de coordinación, errores y una disminución general de la eficiencia y la productividad.
- Repetición de procesos manuales y errores humanos: Sin un sistema ERP, las empresas pueden verse obligadas a realizar tareas y procesos manuales repetitivos, que pueden ser propensos a retrabajos y errores humanos. Esto no solo consume un tiempo valioso, sino que también puede generar costos innecesarios y afectar la precisión de las operaciones.
Falta de información clave para la toma de decisiones: Sin un sistema ERP, el acceso a la información clave necesaria para la toma de decisiones puede ser limitado o inexistente. Esta falta de información oportuna y precisa puede afectar la capacidad de la empresa para tomar decisiones estratégicas eficaces, lo que a su vez puede limitar su agilidad y competitividad en el mercado.
¿Cómo SAP Business One puede corregir esos problemas?
¿Qué es SAP Business One?
SAP Business One es una solución ERP diseñada específicamente para satisfacer las demandas de las pequeñas y medianas empresas.
Proporciona una solución económica para gestionar todo el espectro del negocio, abarcando áreas desde la contabilidad, finanzas, compras, inventario, ventas, relaciones con clientes, gestión de proyectos hasta operaciones y recursos humanos. Su objetivo principal es optimizar los procesos y proporcionar una visión clara y unificada del negocio para fomentar un crecimiento rentable.
Soluciones con SAP Business One:
- Visibilidad y control total de tu empresa: SAP Business One ofrece herramientas analíticas y de informes potentes. Su integración con SAP Crystal Reports® y Microsoft Office permite recopilar datos de diversas fuentes y generar informes precisos en tiempo real. Además, con las analíticas potenciadas por SAP HANA, tendrás acceso a paneles de control e informes predefinidos en tiempo real, facilitando la toma de decisiones basadas en información confiable y actualizada.
- Visión transparente y control de tu inventario: SAP Business One proporciona un control de inventario transparente y preciso, brindando información sobre envíos entrantes y salientes, ubicación de artículos e inventario. Puedes valorar el inventario usando diferentes métodos de costeo, supervisar los niveles de stock y realizar un seguimiento de las transferencias en tiempo real. Además, su sistema de planificación de producción y gestión de almacenes te permitirá controlar los bienes recibidos y emitidos, así como gestionar precios estándar y especiales.
- Información clave y eficiencia en comunicación: Este software empodera a tus empleados para tomar decisiones inteligentes más rápidamente, capturando toda la información crítica a través de ventas, clientes, operaciones y finanzas, poniéndola al instante a disposición de toda la empresa. Al integrar estos datos en un solo sistema, elimina la entrada duplicada de datos y los errores asociados. Las alertas basadas en flujos de trabajo desencadenan respuestas automáticas cuando ocurren eventos empresariales importantes, permitiéndote centrarte en los eventos más críticos.
- Control total de tus finanzas: SAP Business One ofrece un conjunto completo de herramientas para administrar y optimizar tu operación financiera. Automatiza tareas contables diarias, soporta cálculos fiscales y permite transacciones en múltiples divisas. Puedes realizar todas tus actividades bancarias, administrar el flujo de efectivo, seguir presupuestos y comparar lo real versus lo planificado. Al integrar tu operación financiera en tiempo real con otros procesos comerciales, puedes acelerar las transacciones y mejorar la visibilidad del flujo de efectivo.
- Elimina errores humanos y repetición en procesos: Los sistemas ERP como SAP Business One reducen la dependencia en procesos manuales y minimizan el riesgo de errores humanos. Las empresas que no trabajan con un ERP están a merced de un error humano mínimo, una falla eléctrica o un error inesperado en una hoja de cálculo que puede resultar en la pérdida de toda una jornada de trabajo. Además, guardar nuestra información en un servidor local significa no estar protegido ante un ciberataque o una falla en los servidores que te haga perder información de tu negocio irrecuperable. Al automatizar y simplificar las tareas administrativas y operativas, se reducen los errores humanos y el tiempo dedicado a ellas, logrando así reducir los costos.
Con la implementación de SAP Business One, las empresas no solo optimizan sus operaciones, sino que también reducen costos y mejoran la toma de decisiones, fortaleciendo su posición en el mercado.
Beneficios cuantificables de implementar un ERP según Panorama Consulting Group
Los sistemas ERP representan una inversión para las empresas. Sin embargo, los beneficios que proporcionan pueden ser inmensos.
Según un informe de 2022 de Panorama Consulting Group, una firma reconocida en el campo de la consultoría de ERP, el 40% de las empresas que han implementado un sistema ERP han experimentado un aumento notable en su productividad. Esta estadística resalta el impacto positivo y cuantificable que la adopción de un ERP puede tener en la eficiencia y el rendimiento de una organización.
Conclusión
En resumen, un sistema ERP como SAP Business One es vital para enfrentar y superar los desafíos que enfrentan las PYMES en la actualidad. Facilita la visibilidad y control de la empresa, mantiene un inventario preciso, promueve la eficiencia en la comunicación, evita la repetición de procesos manuales y proporciona información clave para la toma de decisiones.
Con la adopción de un ERP, un 40% de las empresas han experimentado un aumento notable en la productividad. Es momento de que tu empresa experimente la transformación digital y optimización de procesos que ofrece SAP Business One.
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Algoryt es una empresa mexicana con más de 15 años de experiencia. Somos un socio certificado de SAP, reconocidos con la calificación de SAP Gold Partner y la certificación SAP Recognized Expertise in Business One.
Nuestra misión es impulsar el crecimiento de nuestros socios comerciales a través de la tecnología e innovación, generando valor y transformando digitalmente sus negocios.
Somos especialistas en la implementación de SAP Business One en empresas de diversos sectores como producción, comercio, retail, distribución, deportes y entretenimiento, y servicios.
Hemos realizado 110 implementaciones exitosas y tenemos presencia en Colombia, Israel, México, Perú, Turquía y Estados Unidos.
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Adrián de la Vega Rodríguez – Algoryt