La importancia del activo fijo dentro de las empresas

La aparición de nuevas tecnologías y mejores técnicas de gestión empresarial con una mayor inteligencia de negocios han acelerado los procesos y cambiado las necesidades de una pequeña y mediana empresa para mantenerse operativa en el mercado, una evolución que poco a poco comienza el ciclo de selección natural.

Sin embargo, a pesar de que este movimiento ha modernizado la manera en que las empresas se van a manejar con sus clientes y colaboradores dentro de una solución ERP no hay que considerar que por eso los viejos conceptos como el activo fijo han perdido peso dentro de la identidad de la organización.

Para recordar la importancia de este concepto contable para la gestión de las pequeñas y medianas empresas sin importar el modelo de negocio con el que se trabaje como expertos representantes del SAP Business One tomamos unos minutos para hablar de un adecuado manejo administrativo de los activos fijos.

La correcta gestión de los activos fijos dentro de una empresa

La posición fiscal de una organización va mucho más allá de sus compras y sus ventas que si bien estas cifras pueden aportar al capital de la organización estos únicamente van a realizar una modificación frente al piso previamente establecido, y en este particular la responsabilidad de conocer que constituye un activo fijo o no en la gestión empresarial y cómo administrar su valor en el tiempo es fundamental.

Son muchos los casos de pequeños o medianos empresarios que no prestan atención a la influencia de sus acciones productivas sobre una correcta valorización de sus activos fijos hasta que es muy tarde para posteriormente terminar haciendo malabares para mejorar las cifras financieras de la empresa para realizar una negociación o solicitar un financiamiento con esperanza de reinvertir en la organización.

Desafortunadamente este escenario se ha presentado con mayor frecuencia en los últimos años, cuando estas PyMES han buscado inversionistas o financiamientos para poder automatizar sus procesos en aras de la transformación digital o a la hora de consolidar sus cifras en un sistema ERP, que son herramientas claves para consolidar el valor de las acciones y la estabilidad económica de la organización.

Otro aspecto que no puede dejarse de lado es la naturaleza propia del activo, es más fácil verificar la integridad financiera que se tiene como propietario de un terreno o una edificación, pero cuando se trata de objetos de mobiliario, vehículos o incluso instrumentos de trabajo o herramientas la tarea puede convertirse en una pesadilla si desde el nacimiento de los mismos no hay un control adecuado por parte del sistema ERP, que necesitaran un proceso de constante verificación de su existencia (para descartar robos, depreciación y pérdida total de su valor)

Estrategias para una adecuada gestión de los activos fijos en la gestión empresarial

La importancia de una correcta administración de los activos fijos recae en el esqueleto financiero de la organización, por ello es necesario desde una diligente gestión empresarial de los mismos realizar las siguientes recomendaciones:

  • Identificar adecuadamente todos los activos fijos de la organización, este proceso amerita la existencia de un procedimiento normalizado de cómo se codificaran los mismos, y es posible incluir en este mismo código fracciones que mencionen la dependencia, gerencia o departamento que debe velar por los mismos.

  • Mantener un inventario auxiliar al día por dependencia organizativa, para esto es posible organizar pequeñas auditorías periódicas que serán rotativas dentro de cada una de las áreas de la empresa.

  • Realizar capacitaciones constantes del personal tanto del sistema ERP como de las Normativas Internaciones de Contabilidad.

  • Diseñar y seguir una robusta política de activos fijos, es decir un compendio de lineamientos que rigen las sustituciones, reparaciones, depreciación y demás elementos que modifiquen el valor de estos activos, tanto desde un punto operativo como por contabilidad.

  • La inclusión de herramientas de gestión como SAP Business One, que facilitan la existencia de estas actividades y su planificación.

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