Si trabaja con varios colegas de una empresa en un sistema SAP Business One es aconsejable establecer diferentes niveles de autorización o roles de usuario. Cuanto más grande es una organización, a menudo se requieren niveles diferentes.

En primer lugar, está el papel de super usuario. Este rol está reservado para el administrador funcional del sistema ERP SAP Business One de su empresa. A menudo, también es el líder del proyecto durante el proceso de implementación. El administrador funcional o super usuario puede agregar usuarios y puede cambiar sus autorizaciones.

Derechos por departamento

En las empresas más grandes, generalmente hay diferentes departamentos que pueden o no tener acceso a los datos de los demás.  Por ejemplo, que el departamento comercial no necesita poder visualizar los datos del departamento de compras y viceversa.

Aprobación del supervisor

Además de los roles de usuario por departamento, a menudo también hay una diferencia en el nivel de autorización entre los empleados de una organización y sus gerentes.

Los ejecutivos, especialmente los gerentes financieros, a menudo tienen que aprobar una factura de compra en particular. Por lo tanto, tienen derechos en el sistema que otros usuarios normales no tienen.

Sin embargo, también puede ser que los empleados deban poder controlar el trabajo de los demás según las políticas establecidas en la organización. Sin embargo, no se trata de configurar diferentes roles de usuario, sino de configurar el flujo de trabajo correcto.

Ver o editar

Los super usuarios a veces tienen dudas sobre los derechos de largo alcance de los colegas. Después de todo, si los empleados tienen muchos derechos en el sistema, también pueden “destruir”. En la práctica, sin embargo, esto no es tan malo. Por tanto, existe una diferencia entre poder ver determinados datos y la posibilidad de ajustarlos. Al crear roles de usuario, la diferencia se marca correctamente entre ver y editar.

Para muchos empleados, poder visualizar determinados datos es suficiente para poder llevar su trabajo correctamente. Solo un número limitado de ellos necesita poder editar estos datos.

Compartir licencias SAP Business One 

En la experiencia que tiene Algoryt en implementación de SAP BUSINESS ONE, EXISTE UNA SERIE DE PREGUNTAS, la más común es.

¿Puedo compartir licencias entre colegas?

En la práctica, este es un riesgo importante para su sistema ERP SAP Business One. Cuando algo se elimina o modifica incorrectamente, es difícil averiguar dónde se cometió el error. Esto también dificulta la restauración de los datos originales.

Por lo tanto, siempre recomendamos mantener el sistema lo más limpio posible y, a veces, otorgar temporalmente a los usuarios más derechos y luego retirarlos. Esta es una práctica más segura que iniciar sesión con un nombre diferente.

Puertas cerradas

A nadie le gusta chocar constantemente con puertas cerradas. Es por eso por lo que nuestro sistema ERP SAP Business One han establecido los derechos de acceso de tal manera que módulos completos son visibles para algunos y completamente invisibles para otros.

Un usuario con menos derechos u otros derechos suele tener un panel y menús diferentes. Solo si aparece inesperadamente a través de un enlace en una pantalla para la que no tiene derechos, verá un mensaje de que no tiene derechos para esta pantalla o página.

Roles de usuario personalizados

Aunque nuestros consultores pueden asesorarlo sobre una serie de niveles de autorización estándar, también existen organizaciones en las que se debe proporcionar personalización para ciertos roles de usuario.

Afortunadamente, esto no es difícil en SAP Business One. El super usuario puede ajustar en detalle los derechos de acceso por usuario.