Consecuencias de una mala selección de proveedores
Nos encontramos en un mercado tan volátil y dinámico que cometer errores en la selección de proveedores puede causar estragos catastróficos en la rentabilidad de una empresa, solo imaginarse un escenario donde no se puedan alcanzar las necesidades de producción o ventas fácilmente puede catalogarse como una pesadilla en todo lo que engloba la selección de proveedores y gestión empresarial.
Por este motivo como un equipo de trabajo enfocado en ofrecer soluciones realmente útiles para las pequeñas y medianas empresas como representantes de SAP Business One hemos realizado un compendio que busca iluminar sobre la importancia transcendental de la selección de proveedores y las consecuencias si esta labor no es tomada en serio.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES: ES POSIBLE MORIR EN EL INTENTO
Aunque no lo parezca a primera vista, el equipo de trabajo encargado de la selección de la cadena de proveedores (Supply chain en inglés) se encuentran bajo una presión laboral bastante elevada: Se necesita equilibrar economía con rendimiento y sobre todo calidad en un tiempo récord… es muy fácil equivocarse sino se tiene un norte definido.
Estas decisiones de baja inteligencia empresarial dan paso a un extenso abanico de No conformidades, considerando que estos proveedores del sistema de planificación de los recursos de la empresa (Sistema ERP por sus siglas en inglés) serán todos aquellos que ofrezcan productos o servicios a la organización, existe una larga listas de consecuencias indeseadas, entre las más comunes que se pueden presentar tenemos:
● Parada de equipos de producción por errores durante los mantenimientos de especialistas
● Lotes internos o de producto terminado rechazados por Control de Calidad y que requieren retrabajo o desecharse.
● Retrasos en despachos por falta de producto terminado a ser enviado
● Pérdidas de materias primas, material de empaque, producto a granel, en proceso o terminado
● incumplimiento de contratos de suministro con los clientes (que puede conllevar a sanciones legales)
● Desmejora de la imagen del producto en el mercado por considerar que desmejoró su calidad
● Baja del flujo de ventas al perder clientes frente a la competencia.
Todas estas situaciones que pudieron ser evitadas empleando un adecuado sistema ERP recaerá de manera severa y frecuente en la fluidez del proceso productivo, lo que además de incrementar costos de materias primas y materiales de empaque también aumentan el costo del producto por las pérdidas de tiempo y mano de obra que son necesarias para compensar estos incidentes.
En resumen, las consecuencias de una mala selección de proveedores fácilmente pueden llevar a la empresa a una recesión económica severa y si la situación no busca contrarrestarse con rapidez puede conllevar a una bancarrota.
¿Cómo seleccionar adecuadamente a los proveedores?
Si bien los errores en la selección de proveedores son extremadamente comunes estos no son una sentencia de muerte para la rentabilidad de la empresa siempre y cuando se apliquen oportunamente pequeñas pero eficaces medidas para evitar tomar una decisión no tan inteligente desde un punto de vista de gestión empresarial.
Si bien existirán diversas maneras de optimizar el proceso de selección de proveedores es importante enfocarse en primer lugar en las siguientes:
1- Plantear adecuadamente las necesidades de la empresa:
Uno de los primeros puntos de equivocación es lanzar todo el peso de la selección de proveedores al Departamento de Compras, es necesario que los altos ejecutivos definan cuales son las características fundamentales de los suministros que no pueden negociarse
Si este consenso no ocurre seleccionar a un proveedor es como disparar una flecha al sol con los ojos cerrados.
2- Realizar un proceso de selección sistemático:
Si no se estandarizan lineamientos sobre el proceso de selección el departamento de compras ejecutará su decisión pensando en su habilidad de obtener un buen precio. Es necesario que un equipo multidepartamental sea parte del proceso de auditoría y selección para evitar problemas en el futuro.
Está sistematización en el proceso evitará errores comunes como la toma de una decisión por instinto (Los compradores pueden asumirán que conocen las necesidades de todos en la empresa y evaluaran la relación costo/calidad en función de eso) y pueden no dedicarle el tiempo necesario para tomar una decisión adecuada.
3- Evaluar el desempeño en el tiempo con ayuda de una Solución ERP:
Todo este proceso debe ser validado en el tiempo, el uso de herramientas de software como SAP Business One son ideales para poder facilitar el proceso de planificación, al mismo tiempo que permiten evaluar un aspecto muy importante de la cadena de suministros: LA capacidad de mantener los resultados óptimos a través a largo plazo que ofrece una solución ERP fácilmente comprobable.
